POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

I. INTRODUCCIÓN

ALD AUTOMOTIVE S.A.S en adelante “ALD” identificada con el NIT 901072109 es la filial en Colombia del GRUPO ALD AUTOMOTIVE liderado por la empresa ALD INTERNATIONAL. El grupo ALD Automotive pertenece al grupo financiero francés Société Générale y tiene presencia directa en 43 países en todo el mundo y en 54 a través de su red de partners a nivel global. Como actividad principal presta los servicios de alquiler de carro a largo plazo (renting) y todos los servicios asociados a su uso, de acuerdo a las necesidades y/o preferencias de los clientes o usuarios

ALD en cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Artículos 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.26.3.4), mediante el presente documento adopta las POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL con el propósito de proteger la información personal brindada por los proveedores, clientes, conductores de los autos, trabajadores, y cualquier otra persona natural de la cual ALD obtenga o trate información personal.

Las Políticas de Tratamiento tienen como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas a conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de ALD así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional y habilitar canales para que se puedan ejercer dichos derechos.

 

II. DEFINICIONES 

Dato personal: Cualquier información concerniente o vinculada a personas naturales determinadas o determinables. 

Titular del dato personal: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. En el contexto de la presente política de tratamiento de datos personales los titulares podrán ser: (i) usuarios de la página web; (ii) proveedores de servicios (iii) clientes iv) trabajadores v) conductores de los automóviles vi)  cualquier persona natural vinculada o relacionada con ALD 

Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica. 

Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Titular y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.

Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el Titular. 

Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el titular como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público. 

Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la Ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado. 

Habeas data: Es la facultad que tiene el Titular de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión. 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida a los Titulares de los datos personales que están siendo tratados por la empresa, en la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos personales que le serán aplicadas, la forma de acceder a la mismas, y las finalidades para las cuales serán usados sus datos personales. 

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otro u otros decide sobre el tratamiento de datos personales. 

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, de carácter público o privado que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales. 

Transmisión: Es la comunicación de los datos personales cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del encargado por cuenta del responsable. 

Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Violación de datos personales: Es el delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual establece: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”

 

III. DERECHOS DE LOS TITULARES

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la Ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitada los siguientes derechos:

Derecho al acceso a la información personal objeto de tratamiento de forma gratuita 

Derecho a la actualización de los datos personales objeto de tratamiento. 

Derecho a la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento.

Derecho de oposición a que los datos personales sean objeto de tratamiento 

Derecho a solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 

Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento. 

Derecho a revocar el consentimiento para el tratamiento de los datos personales. 

Derecho a presentar quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 

Derecho a ser informado por parte del Responsable y/o Encargado del uso y tratamiento que se les dará a los datos personales, así como de las modificaciones y actualizaciones de las políticas de protección, medidas de seguridad y finalidades.

  

IV. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Según lo establecido en el Título II de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, la protección de datos personales se regirá por la aplicación armónica e integral de los siguientes principios:

Principio de legalidad en el tratamiento de datos personales: El tratamiento de datos personales a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Principio de transparencia: En el tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable o Encargado a que se refiere la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la mencionada ley.

 

V. FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS PERSONALES  

La recolección de datos personales recolectados, almacenados y usados por ALD se realizará a través de los siguientes canales:

 

Usuarios/Clientes:

 

 

·         Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios que acceden a las páginas web o aplicaciones de ALD por el uso de cookies y acceso y registro a las cuentas (creando el usuario y contraseña)

Intercambio de correos electrónicos.
A través de llamadas telefónicas.
Eventos realizados por ALD
Transmisión o transferencia por parte de Aliados estratégicos o filiales del Grupo ALD
 

Formularios de PQR
Centrales de Riesgo
 

Trabajadores

 

Hojas de vida académicas de los trabajadores
Contrato de trabajo o de prestación de servicios.
Cámaras de seguridad de la compañía
Formatos de afiliación a la EPS, ARLs.
A través de plataformas y sistemas que proporcionan servicios de pago de nómina.
 

 

Candidatos

 

Formatos de ingreso a ALD o formato de solicitud de empleo
En el desarrollo de entrevistas de trabajo.
Envío de información de empresas que tenga la calidad de caza talentos y los titulares hayan suministrado los datos.
Mediante el sistema de Polígrafo
 

 

Proveedores

 

·         Ofertas de servicios.

Intercambio de correos electrónicos.
Contratos de prestación de servicios
Formulario del Sarlaft
Centrales de Riesgo
Portafolios de servicios.
Reuniones o comunicaciones telefónicas.
 

 

 

VI.         DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

 

 

Los datos que serán recolectados por ALD son aquellos datos que el titular proporcione voluntariamente y aquellos que sean necesarios para brindarle (y mejorar) el servicios prestado, ofertas  y para los fines que se describen en el punto VII. del presente documento y que el titular acepta libremente.

 

Principalmente, la información personal que se recolecta es la siguiente:

 

General

 

Información personal directa que identifica a la persona como nombre, apellido, domicilio, teléfono, correo electrónico, número de cédula, lugar de trabajo, voz, imágenes, videos,  género, fecha de nacimiento,  edad, nacionalidad, datos de licencia de conducción y preferencias de productos a través de formularios electrónicos u otros formatos, vía telefónica, redes sociales entre otros.

 

Así mismo, se podrá recolectar información financiera o crediticia como la fecha de aceptación de los créditos o la información contractual

 

Por otra parte, se puede recolectar información que no está dirigida específicamente a la persona pero que puede llegar a hacerla identificable. Esta información se recolecta mediante diferentes herramientas propias de los sitios web y aplicaciones o a través de terceros como Facebook, LinkedIn, entre otros que los re direccionan a la página web de ALD. Los datos que pueden ser recolectados mediante Internet y el Uso de Páginas web pueden ser entre otros: 1) Dirección IP del equipo y ubicación geográfica desde donde se navega 2) tipo de navegador 3) idioma 4) nombres de dominio 5) tiempos de acceso 6) los términos la persona usa para realizar búsquedas las páginas  web de la compañía y aplicaciones 7) comportamiento dentro de las páginas web y aplicaciones 8) gustos y preferencias sobre las páginas web y aplicaciones. Esta información será usada para el mejoramiento de la empresa y del sitio web, ya que con la misma se podrán realizar estadísticas y desarrollos de planes de mejoramiento.

 

 

Información de Terceros

 

Información acerca de terceros también puede ser almacenada y recolectada por ALD ya que dicha información puede ser obtenida a través de los usuarios o clientes cuando estos los presenten como referencias o potenciales clientes de ALD. Algunos de los datos de terceros que pueden ser recolectados son los siguientes: nombre y apellido, direcciones de correo electrónico, nombre y ubicación del lugar de trabajo o residencia, teléfono, celular. La información brindada solo será usada con fines de promoción de ALD, para proporcionar información para clientes potenciales, para invitaciones a reuniones o eventos del grupo y otras actividades relacionadas con el objeto de ALD, y para el aprovisionamiento de alguna otra información relacionada con los servicios de ALD.

 

Operaciones de los vehículos

 
Cuando su empresa contrata los  servicios de renting prestados por ALD, se puede recolectar información sobre el vehículo (como la matrícula o la fecha de la última revisión) y el comportamiento del conductor (como la velocidad media) para ofrecer unos servicios de renting de acuerdo con el contrato y pasarle la factura a usted o a su empresa.

 

Cookies y otras herramientas de seguimiento

 

 Cuando se visita los sitios web o se utiliza las aplicaciones móviles de ALD, se recoge información de forma automática a través de tecnologías tales como cookies, etiquetas de píxel, herramientas de análisis de buscadores, registros de servidor o balizas web (por ejemplo, Google Analytics) para  hacer el uso de los mismos más fácil y ofrecerle una mejor experiencia al usuario

A través de las mencionadas tecnologías se puede recopilar información sobre la actividad del usuario en línea en los sitios web y aplicaciones de ALD, páginas web que visita,  vínculos en los que hace clic y la cantidad de tiempo que pasa en los mismos, IP, URL, navegador que utiliza, ubicación desde donde se conecta entre otros. El usuario podrá eliminar o bloquear cookies utilizando las configuraciones en los diferentes exploradores, pero si elige cancelar  las cookies, es posible que no pueda utilizar  alguna de las características disponibles en los sitios web o aplicaciones.

 

Si utiliza las aplicaciones móviles de ALD, el usuario del vehículo debe tener en cuenta que  se puede recolectar la ubicación por GPS, el estado del vehículo (motor encendido/apagado)  bajo su consentimiento cuando sea necesario. También se podrá estudiar con qué frecuencia se utiliza la aplicación y dónde se descargó.

 

 

 

 

VII.       TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES

 

La recolección, almacenamiento, uso y/o circulación de los datos personales por parte de ALD tiene como finalidades las siguientes:

 

Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios / Clientes

 

La finalidad principal es prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad.

 

Sin embargo, para poder desarrollar el objeto social de la empresa, de igual forma se podrá hacer el tratamiento de los datos para las siguientes finalidades:

 

1.    Gestionar las relaciones comerciales entre el cliente y la empresa

2.    Dar de alta a un cliente

3.    Llevar a cabo las solicitudes de servicios

4.    Enviarle comunicaciones relacionadas con el contrato

5.    Responder a las preguntas y solicitudes de verificación

6.    Proporcionar servicio de atención al cliente

7.    Ofrecer soporte y formación relacionada al personal involucrado en dichas actividades y proporcionar otros servicios relacionados con su cuenta; 

8.    Manejar la cuenta de usuario y prestarle el soporte técnico que sea necesario

9.    Comunicación a través de múltiples canales y medios dentro de los que se incluyen SMS, correo electrónico, teléfono, para mantenerlo actualizado en temas como eventos, promociones, ofertas y noticias sobre ALD

10.  Mejorar la efectividad de los servicios, sitios web, aplicaciones, medios de comunicación.

11.  Prestar los servicios de la empresa y realizar el seguimiento de acuerdo con las necesidades particulares del usuario, con el fin de brindar los servicios y productos adecuados para cubrir las necesidades específicas.

12.   Realizar encuestas de satisfacción de los clientes y consolidar la información de calidad a nivel mundial para evaluar de forma global la calidad de la empresa.

13.  Elaboración de prospecciones comerciales

14.  Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.

15.  Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes

16.  Acceder a centrales de riesgo para conocer los estados financieros de los clientes.

17.  Llevar a cabo informes financieros para los ejecutivos de ALD (Ventas, Contratación, Finanzas y Riesgo, Tarifas, Seguros), incluidas la consolidación de facturas y los objetivos de rentabilidad, el rendimiento operativo del grupo ALD, la contratación y los juicios. 

18.  Transferencia y/o transmisión de datos nacional o internacional a proveedores con los que ALD desarrolle actividades en cumplimiento de su objeto social.

19.  Transferencia  y/o transmisión a las otras filiales del grupo de ALD,  para que ejecuten actividades para los servicios de gestión de la flota con informes y dispositivos, para las cuentas clave, la asistencia en centros de llamadas y el seguimiento de las flotas de cuentas clave internacionales

20.  Ofrecer a los conductores aplicaciones de seguimiento de los coches (por ejemplo, Ecodrive) o proporcionar herramientas de gestión de flotas a los gestores de cada cliente

21.  Con fines de marketing y publicidad sobre nuevas ofertas o servicios y ofertas especiales

22.  Analizar el perfil del cliente y sus preferencias, y llevar a cabo campañas de marketing multicanal mediante herramientas automatizadas 

23.  Elaboración de perfiles para personalizar los servicios

24.  Registros comerciales con fines legales, administrativos y de auditoría.

25.  Cumplir con los requisitos legales, de seguro y de tratamiento.

 

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

 

 

Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Conductores de los Vehículos.

 

La recolección y tratamiento de datos personales de los conductores de los Vehículos de  ALD hará para las siguientes finalidades:

 

1.   Registro como miembro de ALD y creación de su cuenta como usuario autorizado del vehículo 

2.   Ofrecerle soporte y formación relacionada con el uso del vehículo y de su equipo

3.   Llevar a cabo el mantenimiento y control de los vehículos

4.   Enviar comunicaciones relacionadas con el uso, manejo y alertas que presenten los vehículos

5.   Responder a las  preguntas y solicitudes en relación con el vehículo.

6.   Proporcionar servicio de atención al cliente

7.   Seguridad y Logística

8.   Realizar monitoreo de diferentes variables como la velocidad, la geolocalización o ubicación del carro en todo el territorio colombiano a través de un equipo de GPS instalado en el vehículo con el fin de controlar el estado del mismo, evitar fraudes y robos y proteger la seguridad del conductor y del vehículo.

9.   Transmitir los datos a terceros aliados a ALD para que traten la información relacionada con el objeto de la compañía. Entre otros, algunos de los terceros que podrán tratar la información son los proveedores del servicio de Geolocalización y los talleres de mantenimiento los cuales deberán usar su información personal de acuerdo con las instrucciones de ALD

10.  Dar Cumplimiento en el procedimiento de cobro de multas al que ALD pueda estar sujeta

11.  Gestión que sea necesaria adelantar ante accidentes, siniestros u otros eventos.

12.  Suministrar los Datos Personales de los titulares a las entidades que intervengan en la resolución de disputas tales como: Compañías de Seguros o tribunales competentes para solucionar tales disputas. Lo anterior también aplicará a las solicitudes que presenten las autoridades a través de los procedimientos legales correspondientes

 

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

 

 

Finalidad de tratamiento de los datos de los candidatos y trabajadores

 

Candidatos

 

Antes de iniciar la relación laboral, si los datos no son remitidos por un tercero autorizado como una empresa de Casa Talentos, o plataformas para búsqueda de empleos, ALD deberá  informar a los candidatos las finalidades del tratamiento que se les dará a los datos personales que suministren, y se encargará de solicitar la correspondiente autorización para su tratamiento, que se limitará a las siguientes finalidades:

 

 

·         Clasificar, almacenar y archivar los datos personales de los candidatos de los procesos de selección.

·         Verificar y obtener referencias de personas naturales o jurídicas, antiguos empleadores suministradas por los candidatos en hojas de vida, formularios, entre otros.

·         Entregar o transmitir la información a terceros encargados de los procesos de selección.

·         Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección.

·         Cumplir con los deberes legales a los que está obligada la empresa. 

·         Envío ofertas de trabajo

 

Trabajadores

 

La recolección y tratamiento de los datos personales de los trabajadores se hará con el fin de desarrollar las actividades pactadas con ALD, así como para llevar a cabo las siguientes actividades:

 

 

1.    Mantenimiento, desarrollo y/o control de la relación laboral entre el titular del dato y ALD  

2.    Adelantar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.

3.    Contacto de un acudiente en caso de emergencia

4.    Asegurar a los empleados al Sistema de Seguridad Social.

5.    Cumplimiento de las obligaciones legales o contractuales de ALD con terceros

6.    La debida ejecución del contrato laboral 

7.    Tramitar la elaboración de certificaciones relativas a la condición de empleado tales como certificados de ingresos y retenciones, constancias laborales, etc.

8.    Generar copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por ALD

9.    Ofrecer beneficios extralegales por ALD al TRABAJADOR

10.  Acceder a diferentes fuentes de información para el control y prevención por parte del ALD de fraudes y lavado de activos

11.  Gestión de recursos humanos en temas relacionados con la formación, trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión del empleo, selección de personal, control de horario y en general asuntos relacionados con nómina

12.  Validaciones de referencias laborales y académicas

13.  Visita domiciliaria e ingreso al lugar de residencia del candidato o colaborador

14.  Informes sobre Estudios de Confiabilidad de Personas (vettings)

15.  Demás usos administrativos, comerciales, y laborales que deriven de la actividad laboral

16.  Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de ALD  de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana sobre protección de datos personales.

 

De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

 

 

Finalidad del tratamiento de los datos personales de Proveedores

 

La recolección y tratamiento de los datos personales de los proveedores se hará con el fin de contactar y contratar los productos o servicios que ALD requiera para el normal funcionamiento de su operación, de igual forma tendrá las siguientes finalidades:

1.    Cumplimiento de todos los fines relacionados con el desarrollo de la actividad económica de la Compañía

2.    Gestionar el proceso de vinculación como proveedor

3.    Elaboración de órdenes de compra.

4.    Negociación de contratos.

5.    Ejecución y cumplimiento de los contratos celebrados.

6.    El control y la prevención del fraude, lavado de activos y la financiación del terrorismo

7.    Control y cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema de Seguridad Social Integral.

8.    Consulta, almacenamiento, administración, transferencia, transmisión procesamiento y reporte de información a las Centrales de Información y/o de Riesgos, o bases de datos debidamente constituidas referentes al comportamiento crediticio, financiero, jurídico y comercial.

9.    Solicitar o realizar consultorías, auditorías, asesorías o servicios relacionados con los proveedores.

10.  Cumplir con los procesos internos de la empresa en materia de administración de proveedores y contratistas.

11.  Realizar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control y/o responder a los requerimientos de entidades administrativas.

12.  Transferencia o transmisión de datos nacional o internacionalmente de llegar a ser procedente, para los fines relacionados con la operación de ALD de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa colombiana

13.  Todos los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad

 

Para otras finalidades o tratamiento se pedirá autorización previa, expresa e informada al Titular. 

 

VIII.      TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y/O ADOLESCENTES
 

ALD procurará no realizar ningún tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes menores de 18 años. Los servicios ofrecidos por ALD son dirigidos a mayores de edad.

 

De presentarse el tratamiento de datos de menores de edad, ALD garantizará como Responsable del Tratamiento, un adecuado manejo de la información, aplicando los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones sobre protección de bases de datos personales.

 

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes tiene un carácter especial y por tanto deberá contar con medidas de seguridad rigurosas para su protección. Así mismo, el tratamiento de aquellos datos que no sean de naturaleza pública deberá realizarse bajo el respeto de:

 

·         El interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

 

·         Los derechos fundamentales de los de niños, niñas y adolescentes.

 

·         La opinión del menor cuando éste cuente con la capacidad y autonomía debidas para entender el asunto.

En todo caso, corresponderá a los representantes legales de los niños, niñas y adolescentes otorgar la autorización para proceder con el Tratamiento de los datos personales de los menores. Si no se cuenta con la autorización del representante no se hará tratamiento de los mismos y no se le podrá prestar el servicio al menor.

 

IX.         REGISTRO BIOMÉTRICO - DATOS SENSIBLES
 

ALD recolectará, almacenará y tratará datos sensibles exclusivamente relacionados con el registro biométrico de los trabajadores de la compañía. En los demás casos en los que por el desarrollo de su actividad sea necesario el Tratamiento de datos personales de carácter sensible, se requerirá la Autorización previa, expresa e informada, en la cual se especifique el tipo de dato sensible y la finalidad del tratamiento

 

 

Frente a los Datos Personales Sensibles de los clientes, proveedores, conductores y las demás personas vinculadas con ALD no se realizará ningún tipo de Tratamiento, salvo que sea estrictamente necesario, caso en el cual se le solicitará a su titular o representante legal, la autorización previa, expresa e informada sobre dicho Tratamiento y las finalidades que lo justifican ya que como se establece en el artículo 6 de la ley1581 de 2012, se prohíbe el tratamiento de datos personales sensibles a menos de que se encuentre incurso en alguna de las siguientes excepciones:

a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Las respuestas a las preguntas sobre datos sensibles son facultativas, por lo tanto, no serán obligatorias.

No podrá realizarse el tratamiento de datos sensibles para fines distintos de los autorizados expresamente por el Titular.

El acceso, circulación y tratamiento de datos sensibles será restringido, limitado y con medidas de seguridad rigurosas de acuerdo a lo establecido por la normatividad vigente.

 

X.          TIEMPO DE ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS

 

 

La información de carácter personal será conservada solo durante el periodo en el que la relación de tipo comercial o laboral con ALD esté vigente, o durante los plazos aplicables según la legislación Colombiana.

 

En caso de un litigio, se podrá conservar la información personal hasta que termine dicha acción legal, incluidos los posibles periodos de apelación. De cualquier modo, se eliminará  según la legislación vigente o el cumplimiento de la finalidad para la cual fue recolectada.

XI.         CANALES DE ACCESO Y PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
 

En desarrollo de la garantía constitucional del Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, ALD habilitó el correo protecciondedatoscol@aldautomotive.com mediante el cual se podrán presentar consultas, quejas y/o reclamos. Las solicitudes deberán ser dirigidas al OFICIAL DE DATOS PERSONALES  y cumplir con el siguiente proceso:

 

 

Consultas

 

Tratándose del derecho de petición en calidad de información y/o consultas, ALD dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta mediante el correo electrónico mencionado.

 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que esta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El documento de consulta deberá contener lo siguiente:

 

a)    El nombre y número de identificación del titular.

b)    Descripción detallada de la consulta

 

En caso de que el causahabiente del Titular sea quien solicite la consulta, deberá adjuntar a la consulta:

 

a)    El nombre y número de identificación del titular.

b)    Documento que acredite la calidad en que obra.

c)    Copia documento de identidad del causahabiente

d)    Descripción completa de la consulta.

e)    Dirección y datos de contacto del consultante.

 

 

·         Si se trata del representante legal y/o apoderado del titular, deberá presentar:

 

a)    El nombre y número de identificación del titular.

b)    Copia Documento de identidad del representante legal

c)    Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).

d)    Descripción completa de la consulta.

e)    Dirección y datos de contacto del consultante.

 

Quejas y/o reclamos

 

Cuando el Titular considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de sus derechos, el término máximo para atender la queja o reclamo por parte de ALD será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción del documento.

 

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja y/o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá desistida la queja o reclamo. El documento de queja o reclamo deberá contener:

 

a)    El nombre y número de identificación del titular.

b)    Copia documento de identidad del titular o documento que acredite su calidad de titular

c)    Descripción detallada del reclamo o queja 

 

En caso de que el causahabiente del Titular sea quien solicite el reclamo, deberá adjuntar al documento:

 

a)    El nombre y número de identificación del titular.

b)    Documento que acredite la calidad en que obra.

c)    Copia documento de identidad del causahabiente

d)    Descripción completa de la queja o reclamo

e)    Dirección y datos de contacto de quien presenta la queja o consulta

 

 

·         Si se trata del representante legal y/o apoderado del titular, deberá presentar:

 

a)    El nombre y número de identificación del titular.

b)    Copia Documento de identidad del representante legal

c)    Documento que acredite la calidad en la que obra (poder, certificación).

d)    Descripción completa de la queja o reclamo

e)    Dirección y datos de contacto de quien presenta la queja o consulta

 

 

XII.       TRANSMISIÓN Y/O TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL
ALD podrá compartir la información de los datos personales con aquellos terceros que sea necesario para el desarrollo de sus actividades y objeto social, siempre protegiendo los derechos e información del titular del dato.
 

La Transmisión o Transferencia de Datos Personales que se realice observará las reglas que para tal efecto disponga la normatividad aplicable y la autoridad de control, especialmente las siguientes:

 

·         Cuando se trate de transmisiones o transferencias nacionales de datos personales, ALD se asegurará del cumplimiento de las exigencias de la legislación de protección de datos vigente y las medidas de protección por parte del encargado o nuevo responsable, según sea el caso.

·         Cuando se trate de transmisiones internacionales deberá constar por escrito un contrato o cláusula de trasmisión de datos personales entre el Responsable y el Encargado, dicho documento deberá señalar los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.

·         De tratarse de una transferencia internacional se deberá asegurar que el país receptor de los datos personales proporcione niveles adecuados de protección, de la forma que establezca la Autoridad de Control en Colombia, para que la misma profiera la declaración de conformidad a la que se refiere el parágrafo primero del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el país receptor no cumpla con los estándares adecuados de protección de datos, la transmisión o transferencia quedará prohibida a menos que se configure alguna de las siguientes excepciones legales:

 

a)    Que el Titular haya dado autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

b)    Que exista un intercambio de datos de carácter médico cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud e higiene pública.

c)    Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

d)    Trasferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad

e)    Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con autorización del Titular.

 

La transferencia o transmisión podrá realizar a las siguientes personas de acuerdo a las necesidades del titular del dato:

 

·         Personales dentro del grupo ALD Automotive con otras entidades de ALD Automotive que usen su información personal solo en virtud de la presente Política.  

·         Proveedores de servicio que puede ser pero no se limitan a los proveedores del alojamiento de datos, servicios de mantenimiento y soporte o la prestación de cualquier otra herramienta usada para el procesamiento de la información personal de los clientes o potenciales clientes, los centros de llamadas o los administradores de datos, empresas que presten servicios de monitoreo, servicios de prubeas de polígrafo, pago de nómina, los centros que prestan el mantenimiento de los automóviles entre otros.

·         Socios de marketing no afiliados, pero solo si nos ha dado su consentimiento

·         Entes de control y vigilancia, jurisdiccionales o de cumplimiento en respuesta a una citación, incluidos los órganos judiciales y los tribunales de los países en los que operamos.

 

 

XIII.     SEGURIDAD RESPECTO A SUS DATOS PERSONALES

 

ALD ha adoptado las medidas de seguridad apropiadas  (incluidas las medidas físicas, administrativas, tecnológicas, organizacionales y de procedimiento) para ayudar a proteger la información personal contra el acceso y la divulgación no autorizados.

 

Solo podrán acceder a la información dentro de ALD aquellos equipos o empleados que necesiten conocerla. ALD se asegura de implementar los derechos y las políticas de administración dentro de la empresa, y tomar todas las medidas necesarias para garantizar que los empleados, los asesores y los proveedores de servicios mantengan los archivos en confidencialidad

Existen riesgos inherentes al intercambio de información, y aunque proporcionamos algunas configuraciones de privacidad para la información que se comparte, se debe tener en cuenta que ninguna medida de seguridad es perfecta o impenetrable.

 

 

 

XIV.     VIGENCIA DE LA  POLÍTICA

 

La presente Política empezará a regir a partir de octubre de 2018.  De ser necesario ALD se reserva el derecho a modificarla de forma unilateral. Sin embargo, de realizarse cambios en el documento, se informará a los usuarios a través de la página web: https://www.aldautomotive.co/